C’è un momento, in molti progetti, in cui il team sa già che qualcosa non torna. Una dipendenza che slitta, una stima troppo ottimista, un fornitore che non risponde. Il rischio è lì, visibile a chi ci lavora.
Eppure lo stato del progetto, nei report, resta verde. O al massimo giallo, con qualche nota rassicurante.
Il viaggio di un rischio
Tra il momento in cui il team riconosce un rischio e quello in cui chi deve decidere ne viene a conoscenza possono passare giorni. A volte settimane. In mezzo ci sono tentativi di recupero, “proviamo a sistemarlo prima”, confronti informali con lo sponsor, l’attesa del prossimo stato avanzamento.
Ogni giorno di quel viaggio è un giorno in meno per valutare alternative.
Cosa significa, davvero, «rosso»
Se uno stato critico viene letto come una colpa — del project manager, del team, di chi ha fatto le stime — è del tutto ragionevole che chi aggiorna il progetto cerchi prima di risolvere, e solo dopo di segnalare. Non è mancanza di trasparenza: è autodifesa.
Il risultato, però, è che il problema arriva sul tavolo quando le opzioni sono già meno.
Segnalare un rischio non dovrebbe richiedere coraggio. Dovrebbe essere la cosa più normale del mondo.
La governance deve rendere facile dirlo
Perché segnalare diventi normale servono:
- criteri chiari su quali condizioni cambiano lo stato di un progetto;
- responsabilità definite su chi può (e deve) segnalarle;
- un confronto che si attiva in automatico, orientato alle decisioni — scope, tempi, risorse, rischio accettato — e non alla ricerca del colpevole.
Coerenza, prima di tutto
Attenzione anche al contrario: la presenza di un rischio non significa automaticamente rosso. Servono criteri proporzionati al contesto, e applicati sempre allo stesso modo. Se la stessa situazione viene rappresentata in modo diverso a seconda di chi è coinvolto, vale la pena guardare a come funziona la comunicazione, prima ancora che al progetto.
Una verifica semplice
Prendete un progetto recente che ha avuto problemi e confrontate due date: quando il rischio è stato riconosciuto dal team, e quando l’organizzazione ha potuto decidere come affrontarlo.
La distanza tra quelle due date vi dirà moltissimo su criteri, responsabilità e frequenza dei momenti di confronto. Molto più di qualsiasi dashboard.
(Ne parlo anche in Deliver or Die — dove, ve lo assicuro, i rischi non segnalati in tempo hanno conseguenze decisamente più… definitive. 😉)
Le situazioni descritte hanno funzione esemplificativa e non sono riferite a un singolo cliente.